Zoho Invoice Free Invoicing Software | Zoho Invoice कैसे प्रयोग करें पूरी जानकारी

क्या आप अपने व्यवसाय के लिए 100% मुफ्त इनवॉइसिंग सॉफ्टवेयर की तलाश में हैं? अगर हां, तो Zoho Invoice आपके लिए सही विकल्प हो सकता है। Zoho Invoice एक वेब-आधारित और Mobile-Friendly सॉफ्टवेयर है जो आपको कहीं से भी अपने इनवॉइस मैनेज करने की सुविधा देता है। यह छोटे व्यवसायों के लिए एक शानदार विकल्प है, क्योंकि यह पीसी और ऐप दोनों पर अच्छे से काम करता है।

Zoho Invoice आपको पेशेवर इनवॉइस बनाने, भुगतान प्राप्त करने, खर्चे ट्रैक करने और अपने व्यवसाय के प्रदर्शन को एनालाइज़ करने की सुविधा देता है। चलिए, Zoho Invoice के बारे में विस्तार से जानते हैं।

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Zoho Invoice क्या है?

Zoho Invoice एक फ्री इनवॉइसिंग सॉफ्टवेयर है, जिसे छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह आपको प्रोफेशनल इनवॉइस तैयार करने, पेमेंट्स कलेक्ट करने, खर्चों को ट्रैक करने और अपने बिजनेस का प्रदर्शन मापने में मदद करता है। यह सॉफ्टवेयर पीसी और ऐप, दोनों पर सुचारू रूप से काम करता है।

इसकी मदद से आप कहीं से भी अपने इनवॉइस को मैनेज कर सकते हैं और समय पर भुगतान प्राप्त कर सकते हैं। चाहे आप एक फ्रीलांसर हों या एक छोटे व्यवसाय के मालिक, Zoho Invoice आपके बिजनेस की इनवॉइसिंग प्रोसेस को सरल और प्रभावी बना सकता है।

Zoho Invoice के मुख्य फीचर्स

Zoho Invoice के पास कई विशेषताएं हैं, जो इसे छोटे व्यवसायों के लिए एक प्रभावी इनवॉइसिंग समाधान बनाती हैं। यहां इसके कुछ प्रमुख फीचर्स दिए गए हैं:

1. Professional Invoices
   Zoho Invoice के साथ आप आसानी से प्रोफेशनल इनवॉइस बना सकते हैं। इसमें कई प्रकार के इनवॉइस टेम्पलेट्स होते हैं, जिन्हें आप अपने ब्रांड के अनुसार कस्टमाइज कर सकते हैं। आप अपने बिजनेस का लोगो, कंपनी का नाम और रंग योजना भी जोड़ सकते हैं, जिससे इनवॉइस आपकी ब्रांडिंग के अनुसार दिखे।
2. Payment Collection Made Easy
   Zoho Invoice आपको विभिन्न पेमेंट गेटवे के माध्यम से पेमेंट कलेक्ट करने की सुविधा देता है। जैसे Razorpay, Cashfree, Paytm Payment Gateway etc. यह क्रेडिट कार्ड, डेबिट कार्ड, और PayPal जैसे विकल्पों को सपोर्ट करता है। इसके अलावा, आप ऑटोमैटिक पेमेंट रिमाइंडर्स भी सेट कर सकते हैं, जो समय पर भुगतान प्राप्त करने में मदद करेंगे।
3. Expense Tracking
   Zoho Invoice आपको अनबिल्ड खर्चों को ट्रैक करने की सुविधा भी देता है। यह आपको आसानी से खर्चों को क्लाइंट्स को बिल करने की अनुमति देता है, जिससे आपके किसी भी खर्च की अनदेखी नहीं होती है।
4. Business Analytics
   Zoho Invoice के बिजनेस एनालिटिक्स फीचर्स के साथ, आप अपने बिजनेस के प्रदर्शन का विश्लेषण कर सकते हैं। यह आपको रेवेन्यू, एक्सपेंस और प्रॉफिट मार्जिन जैसी महत्वपूर्ण जानकारियां देता है।

Zoho Invoice के विशेष फीचर्स

1. Customizable Templates
   Zoho Invoice में आपको विभिन्न प्रोफेशनल इनवॉइस टेम्पलेट्स मिलते हैं। आप इन्हें अपने बिजनेस की जरूरतों और ब्रांडिंग के अनुसार कस्टमाइज कर सकते हैं।
2. Multiple Currencies और Recurring Invoices
   Zoho Invoice आपको विभिन्न मुद्राओं में इनवॉइस भेजने की सुविधा देता है, जो अंतर्राष्ट्रीय क्लाइंट्स के लिए फायदेमंद है। आप Recurring Invoices भी सेट कर सकते हैं, जो नियमित ग्राहकों को समय पर भेजे जाते हैं।
3. Online और Offline Payments
   Zoho Invoice में आप ऑनलाइन पेमेंट के साथ-साथ ऑफ़लाइन पेमेंट भी ट्रैक कर सकते हैं। इसमें ऑटोमैटिक पेमेंट रिमाइंडर्स भी होते हैं, जो आपके ग्राहकों को समय पर भुगतान करने की याद दिलाते हैं।

Zoho Invoice के लाभ (Benefits)

Zoho Invoice छोटे व्यवसायों के लिए कई महत्वपूर्ण लाभ प्रदान करता है, जिनमें से कुछ नीचे दिए गए हैं:

1. Efficiency बढ़ाना
   Zoho Invoice आपके कई कामों को ऑटोमेट करके आपके समय और प्रयास को बचा सकता है, जैसे इनवॉइस बनाना, पेमेंट रिमाइंडर भेजना, और खर्चों को ट्रैक करना। इससे आपका फोकस बिजनेस के अन्य महत्वपूर्ण पहलुओं पर होता है।
2. Cash Flow में सुधार
   Zoho Invoice के पेमेंट कलेक्शन फीचर्स आपको समय पर भुगतान प्राप्त करने में मदद करते हैं, जिससे आपका कैश फ्लो बेहतर हो सकता है। आप ऑटोमैटिक पेमेंट रिमाइंडर्स का उपयोग कर अपने क्लाइंट्स से समय पर पेमेंट प्राप्त कर सकते हैं।
3. Insights और Reports
   Zoho Invoice का एनालिटिक्स फीचर आपको आपके व्यवसाय के प्रदर्शन को मापने में मदद करता है। आप रेवेन्यू, एक्सपेंस और प्रॉफिट मार्जिन जैसे आंकड़े देख सकते हैं और सटीक बिजनेस निर्णय ले सकते हैं।

Zoho Invoice की कीमत (Zoho Invoice Pricing)

Zoho Invoice एक फ्री प्लान ऑफर करता है जिसमें आपको बेसिक फीचर्स मिलते हैं। इस मुफ्त योजना में आप 1000 इनवॉइस प्रति वर्ष तक भेज सकते हैं। हालांकि, यदि आपको अतिरिक्त फीचर्स जैसे अनलिमिटेड इनवॉइसिंग, एडवांस पेमेंट विकल्प या अधिक क्लाइंट्स की आवश्यकता है, तो आप इसके पेड प्लान का चयन कर सकते हैं, जिसकी कीमत $25 प्रति माह से शुरू होती है।

Zoho Invoice का उपयोग कैसे करें? (How to Use Zoho Invoice)

Zoho Invoice का उपयोग करना बेहद आसान है। यहां कुछ महत्वपूर्ण टिप्स दिए गए हैं, जो आपके अनुभव को बेहतर बनाएंगे:

Customization का लाभ उठाएं– Zoho Invoice आपको अपने इनवॉइस को कस्टमाइज़ करने की सुविधा देता है। आप अपने ब्रांड के अनुसार लोगो, रंग योजना और अन्य विवरण जोड़ सकते हैं।

Automatic Payment Reminders सेट करें– अपने क्लाइंट्स से समय पर पेमेंट प्राप्त करने के लिए ऑटोमैटिक पेमेंट रिमाइंडर्स सेट करें। इससे आपका कैश फ्लो सुचारू रूप से चलता रहेगा।

Expenses Track करें– अपने खर्चों को ट्रैक करना महत्वपूर्ण है। Zoho Invoice में आप अपने बिजनेस के खर्चों को ट्रैक कर सकते हैं और उन्हें सही समय पर बिल कर सकते हैं।

Business Performance Analyze करें– Zoho Invoice का एनालिटिक्स फीचर आपको आपके बिजनेस के प्रदर्शन की पूरी जानकारी देता है। इससे आपको सही निर्णय लेने में मदद मिलती है और आप अपनी कंपनी की ग्रोथ पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

Zoho Invoice में Account कैसे बनाएं?

Zoho Invoice में एक नया अकाउंट बनाने की प्रक्रिया बेहद सरल है। यहाँ स्टेप्स दिए गए हैं:

अब आप आसानी से इनवॉइस बनाना शुरू कर सकते हैं।

Zoho Invoice वेबसाइट पर जाएं और SIGN UP FOR FREE पर क्लिक करें।

अपनी कंपनी का नाम, ईमेल पता और पासवर्ड दर्ज करें।

बिजनेस लोकेशन और मुद्रा का चयन करें और अपना अकाउंट बनाएं।

Zoho Invoice में Organization Set Up

Zoho Invoice में Organization Set Up करना बेहद आसान है। नीचे दिए गए स्टेप्स से आप इसे सरलता से समझ सकते हैं:

1. Basic Business Information दर्ज करें:
   सबसे पहले आपको अपने बिजनेस का नाम और पोर्टल नाम डालना होगा। यह नाम आपके इनवॉइस में भी दिखेगा।
2. Business Location और Address चुनें:
   अपने बिजनेस का पता और स्थान चुनें ताकि सही लोकेशन इनवॉइस पर दिखे।
3. Currency और Language:
   जो करेंसी आप अपने ट्रांजेक्शन में इस्तेमाल करेंगे, उसे चुनें। साथ ही, आपकी इनवॉइस की भाषा भी यहां से सेट होती है।
4. Time Zone सेट करें:
   अपने बिजनेस के टाइम ज़ोन को सही करें ताकि इनवॉइस का समय सही तरीके से रिकॉर्ड हो सके।
5. Logo अपलोड करें:
   अपने बिजनेस का logo अपलोड करें ताकि इनवॉइस प्रोफेशनल दिखे।
6. Save बटन पर क्लिक करें:
   जब ये सभी जानकारी भर लें, तब Save बटन पर क्लिक करें।

Sign In करने के लिए:

अगर आपने पहले से साइन अप किया हुआ है, तो इन स्टेप्स को फॉलो करें:

1. SIGN IN पर क्लिक करें:
   वेबसाइट के टॉप-राइट कॉर्नर पर जाएं और “SIGN IN” बटन पर क्लिक करें।
2. Email और Password डालें:
   अपने Zoho Invoice अकाउंट से जुड़ा ईमेल और पासवर्ड दर्ज करें।
3. Sign In करें:
   Sign In बटन पर क्लिक करें और आपको डैशबोर्ड पर पहुंचा दिया जाएगा।
4. Two-Factor Authentication (TFA):
   अगर आपने TFA सेट किया है, तो आपके फोन पर भेजा गया OTP दर्ज करें। अगर सेट नहीं किया है, तो Manage TFA से इसे सेट कर सकते हैं।

Zoho Invoice dashboard

जब आप Zoho Invoice में लॉग इन करते हैं, तो सबसे पहले आपको उसका डैशबोर्ड दिखता है। यह डैशबोर्ड आपको आपके बिजनेस के फाइनेंस यानी वित्तीय स्थिति का साफ-सुथरा और विस्तृत दृश्य प्रदान करता है। इससे आपको पता चलता है कि आपके कस्टमर से कितना पैसा प्राप्त करना बाकी है और आपने कितना खर्च किया है। आइए इसे सरल भाषा में समझते हैं:

जब आप Zoho Invoice में लॉग इन करते हैं, तो सबसे पहले आपको उसका डैशबोर्ड दिखता है। यह डैशबोर्ड आपको आपके बिजनेस के फाइनेंस यानी वित्तीय स्थिति का साफ-सुथरा और विस्तृत दृश्य प्रदान करता है। इससे आपको पता चलता है कि आपके कस्टमर से कितना पैसा प्राप्त करना बाकी है और आपने कितना खर्च किया है। आइए इसे सरल भाषा में समझते हैं:

Total Receivables (कुल प्राप्तियां)

इस सेक्शन में आपको यह जानकारी मिलती है कि आपके कस्टमर ने आपको अब तक कितना पैसा नहीं दिया है। इसे दो हिस्सों में बांटा गया है:

• Current (वर्तमान): इसमें वह राशि दिखाई जाती है जो अब तक प्राप्त नहीं हुई है, लेकिन उसकी ड्यू डेट अभी तक नहीं आई है।
• Overdue (समय सीमा पार कर चुकी): इसमें वह राशि दिखाई जाती है, जिसकी ड्यू डेट खत्म हो चुकी है और अभी तक आपको पेमेंट नहीं मिला है।

अगर आप इन नंबरों पर क्लिक करेंगे, तो आपको एक रिपोर्ट दिखाई देगी, जिसे Aging Details Report कहा जाता है। इससे आप जान सकते हैं कि कौन-कौनसे भुगतान अभी बकाया हैं और कौन-कौनसे ओवरड्यू हो चुके हैं।

Sales and Expenses (बिक्री और खर्च)

इस सेक्शन में आपको आपके बिजनेस की कुल बिक्री (Total Sales), प्राप्त हुए भुगतान (Total Receipts) और कुल खर्च (Total Expenses) के बारे में जानकारी मिलती है:

• Total Sales (कुल बिक्री): यह दिखाता है कि आपके बिजनेस ने इस साल कितनी बिक्री की है। इसमें इनवॉइस की पूरी वैल्यू शामिल होती है, जिसमें टैक्स और कस्टमर से मिले हुए क्रेडिट भी शामिल होते हैं।
• Total Receipts (कुल प्राप्तियां): यह दिखाता है कि आपने कस्टमर से कितना पैसा प्राप्त किया है। इस पर क्लिक करने से आप Payment Received Report देख सकते हैं।
• Total Expenses (कुल खर्च): यह बताता है कि आपके बिजनेस के संचालन में कितना खर्च हुआ है। इस पर क्लिक करके आप Expense Details Report देख सकते हैं।

Projects (प्रोजेक्ट्स)

इस सेक्शन में आपके चल रहे प्रोजेक्ट्स के बारे में जानकारी मिलती है, जैसे:

• प्रोजेक्ट का नाम
• क्लाइंट का नाम
• अनबिल्ड घंटे (जिन घंटों का अब तक बिल नहीं बना है)
• अनबिल्ड खर्च (जिन खर्चों का अब तक बिल नहीं बना है)

यदि आप किसी प्रोजेक्ट पर क्लिक करते हैं, तो आपको उसकी पूरी जानकारी Timesheet Module के माध्यम से मिल जाती है।

Your Top Expenses (आपके सबसे बड़े खर्च)

इस सेक्शन में आपको एक पाई चार्ट के रूप में आपके सबसे बड़े खर्च दिखाए जाते हैं। यह चार्ट Expense by Category Report के आधार पर बनाया जाता है, जो आपके खर्चों को अलग-अलग श्रेणियों में दिखाता है।

Sales, Receipts, and Dues (बिक्री, प्राप्तियां और बकाया)

यह सेक्शन अलग-अलग समय अवधि के लिए आपके बिजनेस की बिक्री, प्राप्तियां और बकाया भुगतान की जानकारी देता है। इससे आप आसानी से देख सकते हैं कि आपके बिजनेस की वित्तीय स्थिति समय के साथ कैसे बदल रही है।

Zoho Invoice में बैंक डिटेल्स कैसे जोड़ें

Zoho Invoice में अपने बैंक विवरण जोड़ना काफी आसान है। इससे आपके ग्राहक सीधे आपके बैंक खाते में भुगतान कर सकेंगे। यहाँ पर आसान हिंदी में समझाया गया है कि आप अपने बैंक डिटेल्स कैसे जोड़ सकते हैं:

बैंक डिटेल्स जोड़ने के चरण:

सेटिंग्स पर जाएं:

• अपने Zoho Invoice अकाउंट में लॉग इन करें।
• पेज के ऊपर दाईं ओर Settings (सेटिंग्स) पर क्लिक करें।

PDF टेम्पलेट्स चुनें: सेटिंग्स में, PDF Templates (पीडीएफ टेम्पलेट्स) पर क्लिक करें।

इनवॉइस टेम्पलेट चुनें:

• अब Invoices (इनवॉइस) पर क्लिक करें।
• उस टेम्पलेट को चुनें जिसमें आप बैंक डिटेल्स जोड़ना चाहते हैं।

• टेम्पलेट के ऊपर Edit पर क्लिक करें।
• बाईं साइडबार में Other Details (अन्य विवरण) पर क्लिक करें।
• बैंक डिटेल्स जोड़ें: Payment Options के अंतर्गत Add your bank details (अपने बैंक विवरण जोड़ें) पर क्लिक करें।
• एक पॉप-अप विंडो खुलेगी, जिसमें आपको अपने बैंक खाते की जानकारी भरनी होगी।
• अपने बैंक का नाम, खाता संख्या, IFSC कोड आदि भरें।
• जानकारी भरने के बाद Preview पर क्लिक करें ताकि आप देख सकें कि आपके बैंक डिटेल्स इनवॉइस पर कैसे दिखेंगे।
• अगर सब कुछ सही है, तो दाहिने ऊपरी कोने में Save पर क्लिक करें।

अब, जब आप अपने ग्राहकों को इनवॉइस भेजेंगे, तो आपके बैंक डिटेल्स इनवॉइस के पीडीएफ में दिखाई देंगे। इससे आपके ग्राहकों को सीधे आपके बैंक खाते में भुगतान करने में मदद मिलेगी, और यह प्रक्रिया आपके लिए भी बहुत सुविधाजनक होगी।

Zoho Invoice में GST (Goods and Services Tax) जोड़ना

Zoho Invoice में GST (Goods and Services Tax) जोड़ने और सक्षम करने की प्रक्रिया बहुत सरल है। यहाँ पर आसान हिंदी में समझाया गया है कि आप अपने व्यवसाय के लिए GST कैसे सेट कर सकते हैं:

GST को इनेबल कैसे करें:

New organizations के लिए सेटअप: यदि आप Zoho Invoice में एक नया संगठन बना रहे हैं, तो आप प्रारंभिक सेटअप के दौरान GST को इनेबल कर सकते हैं। आपको संबंधित जानकारी भरनी होगी।

पेज के ऊपरी दाईं ओर गियर आइकन (Gear icon) पर क्लिक करें।

Taxes विकल्प चुनें।

फिर GST सेटिंग्स (GST Settings) पर क्लिक करें।

GST जानकारी भरें:

क्या आपका व्यवसाय GST के लिए पंजीकृत है? (Is your business registered for GST?) का विकल्प चुनें और अपना GSTIN (GST संख्या) भरें।

इसके बाद Save पर क्लिक करें।

GST के अन्य विकल्प:

Composition Scheme: अगर आपका व्यवसाय Composition Scheme के तहत पंजीकृत है, तो इस विकल्प को चुनें।

Reverse Charge: यदि आप बिक्री लेनदेन में रिवर्स चार्ज को सक्षम करना चाहते हैं, तो इसे चुनें।

Digital Services: यदि आप विदेशी ग्राहकों को डिजिटल सेवाएँ बेचते हैं, तो इस विकल्प को सक्षम करें ताकि आप इन सेवाओं को रिकॉर्ड और ट्रैक कर सकें।

ग्राहकों और विक्रेताओं के GST विवरण कैसे भरें:

Contacts मॉड्यूल में जाएं और उस ग्राहक/विक्रेता के संपर्क को चुनें, जिसका GST विवरण आप भरना चाहते हैं।

Edit पर क्लिक करें।

उचित GST Treatment चुनें।

यदि आपने पंजीकृत व्यवसाय (Registered Business) चुना है, तो ग्राहक का GSTIN भरें।

सप्लाई का स्थान (Place Of Supply) चुनें।

फिरSave पर क्लिक करें।

SGST, CGST और IGST कैसे लागू करें:

आंतरिक राज्य लेनदेन (Intra-State Transactions): GST नियमों के अनुसार, सामान और सेवाओं पर SGST और CGST को एक साथ लागू करना आवश्यक है।

अंतर-राज्य लेनदेन (Inter-State Transactions): IGST को लागू करना होगा।

नोट:

• जब आप Zoho Invoice में GST सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करते हैं, तो SGST और CGST के लिए Individual Tax and Group Tax स्वचालित रूप से भरे जाएंगे।
• इन्वॉइस बनाते समय, आप उपयुक्त समूह कर का चयन कर सकते हैं।

GST को इनेबल करना और अपने ग्राहकों का GST विवरण भरना आपके व्यवसाय के लिए बहुत जरूरी है। इससे आप सही तरीके से टैक्स प्रबंधन कर सकेंगे और ग्राहकों को सही इनवॉइस भेज पाएंगे।

Zoho Invoice – GST Invoice Android App

Zoho Invoice एक मुफ्त एंड्रॉइड ऐप है जो छोटे व्यवसायों के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह ऐप GST इनवॉइस बनाने, भेजने और प्रबंधित करने की प्रक्रिया को सरल बनाता है।

डाउनलोड लिंक – https://play.google.com/store/apps/details?id=com.zoho.invoice&pcampaignid=web_share

मुख्य विशेषताएँ:

• तेज़ इनवॉइसिंग: आसानी से GST इनवॉइस और अनुमान (estimates) बनाएं और तुरंत भेजें।
• कस्टमाइज़ेबल टेम्पलेट्स: अपने ब्रांड के अनुसार इनवॉइस टेम्पलेट्स को कस्टमाइज़ करें।
• खर्च ट्रैकिंग: अपने खर्चों को ट्रैक करें और ग्राहकों को बिल करें।
• भुगतान विकल्प: विभिन्न भुगतान विकल्प जैसे क्रेडिट/डेबिट कार्ड, UPI, और ई-वॉलेट्स को सपोर्ट करता है।
• रिपोर्ट्स और एनालिटिक्स: अपने व्यवसाय के प्रदर्शन की निगरानी के लिए 30+ स्वचालित रिपोर्ट्स।

इस ऐप के साथ, आप कहीं भी और कभी भी अपने financial managementको आसानी से संभाल सकते हैं।

Review of Zoho Invoice for My Business

मैंने पिछले 2 वर्षों से अपने व्यवसाय के लिए Zoho Invoice का उपयोग किया है, और मेरा अनुभव बेहद सकारात्मक रहा है। यह एक अत्यधिक प्रभावी और उपयोगकर्ता-अनुकूल इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर है, जो मेरी इनवॉइसिंग प्रक्रियाओं को काफी आसान बना देता है।

Razorpay Payment Gateway

मैंने Razorpay को अपने पेमेंट गेटवे के रूप में चुना है, और इसके माध्यम से भुगतान प्राप्त करना न केवल सुविधाजनक है, बल्कि यह तेज़ भी है। ग्राहक विभिन्न भुगतान विकल्पों का उपयोग करके आसानी से भुगतान कर सकते हैं, जिससे मैं समय पर अपने वित्त को प्रबंधित कर पाता हूं।

Customer Portal

Zoho Invoice का कस्टमर पोर्टल भी एक शानदार फीचर है। ग्राहक इसमें लॉग इन करके अपने सभी इनवॉइस देख सकते हैं, और सरलता से भुगतान कर सकते हैं। इसके अलावा, ग्राहक अनुमानों को स्वीकार या वार्ता करने और सेवाओं पर समीक्षाएं छोड़ने की सुविधा का लाभ उठा सकते हैं। यह न केवल ग्राहक अनुभव को बेहतर बनाता है, बल्कि मेरे लिए भी ग्राहक संबंधों को प्रबंधित करना आसान बनाता है।

Unboxing @Zoho Invoice Gift | A Surprise for #myfirstinvoice!”

निष्कर्ष

कुल मिलाकर, Zoho Invoice ने मेरे बिजनेस की इनवॉइसिंग प्रक्रिया को बहुत सरल और कुशल बना दिया है। इसके सहज इंटरफ़ेस और शक्तिशाली फीचर्स ने मुझे अपने समय और प्रयास को बचाने में मदद की है। मैं इसे उन सभी व्यवसायों के लिए अत्यधिक सिफारिश करता हूं, जो एक प्रभावी और सुविधाजनक इनवॉइसिंग समाधान की तलाश में हैं।